Compliance

1. Eigenkontrollsystem nach § 23 KCanG

Digitale Umsetzung der gesetzlichen Pflicht zur Eigenkontrolle

Das Compliance-Modul der 420+ Plattform bildet das digitale Rückgrat für die gesetzlich vorgeschriebene Eigenkontrolle nach § 23 Konsumcannabisgesetz (KCanG). Ziel ist es, Cannabis Social Clubs (CSCs) in die Lage zu versetzen, ein funktionierendes Kontrollsystem technisch zu verankern, zu dokumentieren und bei Bedarf vorweisbar zu machen.

Clubindividuelle Kontrollpläne erstellen

Jeder Club kann im System einen maßgeschneiderten Eigenkontrollplan aufbauen – abgestimmt auf seine Strukturen, Risiken und Prozesse. Typische Prüfbereiche sind u. a.:

• Zutrittskontrolle und Mitglieder-Validierung
• Einhaltung der Abgabemengen und -begrenzungen
• Hygiene-Checks in Anbau- und Lagerräumen
• Rückverfolgbarkeit von Chargen und Ausgaben
• Lagerung, Aufbewahrung und Bestandskontrolle

Jeder Bereich wird im System als eigenständiger Prüfpunkt geführt – mit Bewertungsmöglichkeit, Maßnahmenplan und Prüfintervall.

Digitale Dokumentation und Risikobewertung

Zu jedem Prüfpunkt können Belege direkt verknüpft werden – z. B. Prüfprotokolle, Fotos, Schulungsnachweise oder SOPs. Zusätzlich ermöglicht das System eine Risikoeinstufung (z. B. über einen Score), um kritische Schwachstellen frühzeitig zu erkennen – etwa bei Abgabeverstößen oder unzureichender Dokumentation.

Vollintegriert: Daten aus dem gesamten Portal

Das Compliance-Modul greift automatisiert auf relevante Daten aus anderen Modulen zu:

• Ausgabe: Wer hat wann wie viel erhalten?
• Finanzen: Liegt ein gültiger Mitgliedsbeitrag vor?
• Aufgaben: Wurde eine Hygieneprüfung fristgerecht durchgeführt?

So entsteht ein dynamisches, prozessorientiertes Kontrollsystem – vollständig digital, tief integriert, jederzeit abrufbar. Papierbasierte Listen und Excel-Tabellen gehören damit der Vergangenheit an.

2. Audit-Trail & behördliche Nachvollziehbarkeit

Jede Handlung dokumentiert – nachvollziehbar, unveränderlich, DSGVO-konform

Im Umfeld regulierter Cannabis Social Clubs ist Nachvollziehbarkeit kein Nice-to-have – sie ist Pflicht. Das 420+ Portal erfüllt diese Vorgabe mit einem durchgängigen, nutzerbezogenen Audit-Trail-System, das jede relevante Aktivität automatisiert dokumentiert – revisionssicher, chronologisch und nicht manipulierbar.

Was leistet ein Audit-Trail im CSC-Kontext?

Ein Audit-Trail bildet eine digitale Spur aller systemrelevanten Handlungen – etwa:

• Welche Person
• hat wann
• welchen Schritt im Prozess durchgeführt
• und dabei ggf. welche Datei, SOP oder Dateneintrag erzeugt, verändert oder gelöscht?

Typische Audit-Trail-Ereignisse im 420+ Portal sind:

• Anlegen oder Bearbeiten von Mitgliederprofilen
• Validierung und Durchführung von Ausgaben
• Änderungen an Anbauplänen oder Chargendaten
• Uploads, Freigaben oder Löschungen von Dokumenten
• Abschluss, Ablehnung oder Eskalation von Aufgaben

Rechtssicherheit bei Prüfungen, Rückrufen, Beschwerden

Der Audit-Trail macht Verantwortlichkeiten im Nachhinein eindeutig nachvollziehbar. Im Fall einer Prüfung durch Aufsichtsbehörden, bei interner Kontrolle oder im Haftungsfall kann der Club lückenlos nachweisen:

• Wer war wann zuständig?
• Welche Maßnahme wurde konkret ergriffen?
• Wurden gültige Prozesse eingehalten?

Gerade bei Reklamationen, Beschwerden oder Rückrufen ist das entscheidend, um sich rechtlich abzusichern und Vertrauen zu bewahren.

Blockchain für maximale Integrität

Als technisches Alleinstellungsmerkmal bietet das 420+ Portal die Verankerung bestimmter Protokollelemente in einer Blockchain. Dadurch wird die Unveränderlichkeit wichtiger Nachweise (z. B. Freigaben, Ausgaben, Hygienekontrollen) über Jahre hinweg fälschungssicher garantiert – die einzige Softwartechnologie dieser Art für die Cannabisindustrie weltweit.

3. Compliance-Freigaben & Validierung von SOPs

Nur geprüfte Prozesse dürfen automatisiert werden – und genau das dokumentiert 420+.

Im Umgang mit Cannabis sind Standardarbeitsanweisungen (SOPs) der Kern jeder rechtskonformen Praxis. Ob Hygiene, Abgabe, Ernte oder Sicherheit: Jeder Prozess muss nicht nur definiert, sondern validiert, freigegeben und revisionssicher dokumentiert sein. Unsere Cannabis Social Club Software bietet dafür eine vollständig integrierte SOP-Verwaltung.

Digitaler SOP-Workflow

Von der Erstellung bis zur Freigabe läuft jeder Schritt digital, nachvollziehbar und rollenbasiert:

• SOPs werden direkt im Portal erstellt oder als Datei hochgeladen
• Zuständige Rollen (z. B. Qualitätsmanagement, Vorstand) prüfen Inhalte und geben sie systemseitig frei
• Nach erfolgreicher Freigabe werden die Anweisungen aktiv – erst dann können sie Aufgaben, Ausgaben oder Automatisierungen steuern

Sobald eine SOP freigegeben ist, wird sie automatisch versioniert, mit Zeitstempel versehen und mit dem Audit-Trail verknüpft.

Validierung = rechtliche Absicherung

Die SOP-Validierung ist weit mehr als ein Häkchen im System. Sie dokumentiert, dass ein Prozess:

• wirksam (erreichbare Zieldefinition),
• geeignet (anwendbar im Vereinsalltag),
• und gesetzeskonform (KCanG, GACP, ggf. GMP) ist.

Das schafft Vertrauen bei Behörden und reduziert das Risiko persönlicher Haftung – etwa bei Hygienemängeln, Verstößen gegen die Abgaberegeln oder Kontaminationsvorfällen.

Dynamische Freigabezyklen bei Änderungen

Wird eine SOP überarbeitet – etwa nach einer Kontrolle oder wegen organisatorischer Anpassungen – erkennt das System die Änderung automatisch. Ein neuer Freigabeprozess wird angestoßen, die alte Version bleibt archiviert. Erst nach erneuter Prüfung darf die neue Version live verwendet werden.

Grundlage für Automatisierung und GxP-Niveau

Validierte SOPs sind das Fundament für alle automatisierten Prozesse im Clubbetrieb – zum Beispiel:

• automatische Aufgabenplanung (z. B. „tägliche Raumhygiene gemäß SOP_17“)
• Ausgabeprozesse mit Pflichtfreigabe
• Raumzugänge abhängig von Schulungsnachweis

Nur wer Prozesse freigibt, kann sie standardisieren, automatisieren und revisionssicher umsetzen – ein entscheidender Schritt hin zu einem GACP- oder GMP-ready Club.

4. Modulverknüpfung & Automatisierung auf Knopfdruck

Validierte Prozesse sind sicher und effizient.

Im 420+ Portal endet Compliance nicht bei der Dokumentation. Der wahre Mehrwert entsteht erst, wenn freigegebene Prozesse intelligent mit den übrigen Modulen verknüpft und anschließend automatisiert ausgeführt werden. So entsteht ein System, das nicht nur prüft, sondern handelt.

Validierter Prozess = automatisierbarer Prozess

Sobald eine SOP validiert wurde, steht sie systemweit als Steuerungsgrundlage zur Verfügung – etwa für:

• Aufgabenmodule („Tägliche Hygienekontrolle in Raum A um 7 Uhr“)
• Ausgabemodul („Abgabe erst nach Freigabe durch Vorstand“)
• Mitgliederverwaltung („Freischaltung nur nach PSA-Schulung“)
• Raumlogik („Zutritt nur mit unterzeichneter Verhaltensvereinbarung“)

Diese Verknüpfungen stellen sicher: Nur Prozesse, die validiert und genehmigt wurden, können operative Abläufe steuern – ohne Umgehung, ohne Ausnahmen.

Automatisierte Statuswechsel & Kontrollpunkte

Das Portal erkennt, wann Bedingungen erfüllt sind – und ändert daraufhin automatisch den Systemstatus. Beispiel:
Ein Growraum wird nur dann für neue Pflanzen freigegeben, wenn:

• die letzte Schädlingskontrolle protokolliert ist,
• alle Wartungsaufgaben abgeschlossen sind,
• und die Klimadaten im Zielbereich lagen.

Der Freigabestatus ändert sich dann automatisch – nachvollziehbar, dokumentiert und ohne manuelles Eingreifen.

Intelligente Verknüpfung mit Clubprozessen

Automatisierte Freigaben und Aufgaben werden nicht losgelöst, sondern im Gesamtkontext des Vereins ausgeführt. Zum Beispiel:

• Ein Mitglied meldet sich neu an → automatische Aufgabe „Identitätsprüfung“ + Blockierung der Abgabe bis Abschluss
• Eine SOP wird aktualisiert → alle abhängigen Prozesse pausieren automatisch, bis die neue Version validiert ist
• Eine Hygienekontrolle fällt durch → Räume bleiben gesperrt, neue Aufgaben zur Mängelbehebung werden generiert

So entsteht ein intelligentes Steuerungssystem, das sowohl auf betriebliche Ereignisse als auch auf regulatorische Anforderungen reagiert – zuverlässig, digital und skalierbar.

Skalierbarkeit durch Standardisierung

Clubs, die mehrere Standorte, Homegrow-Modelle oder verschiedene Abgabeorte betreiben, profitieren besonders:

• Prozesse werden einmal definiert und validiert,
• dann modular auf andere Räume oder Clubs übertragbar,
• inklusive Audit-Trail, Dokumentation und automationsbereiter Struktur.

Das macht das 420+ Portal zur zentralen Plattform für zukunftsfähige Clubs – compliant, effizient und kontrollierbar auf Knopfdruck.

5. Standardisierung für GACP-/GMP-ready Clubs

Von der Vereinsstruktur zur geprüften Organisation – mit digitalen Standards.

420+ wurde zwar für die aktuellen Anforderungen des KCanG entwickelt, allerdings auch mit Blick auf das, was kommt: eine wachsende Regulierung, steigende Erwartungen an Nachvollziehbarkeit – und Clubs, die in Richtung professioneller Produktion denken.

Dokumentierte Prozesse nach GACP

Mit dem Modul „Compliance“ lassen sich sämtliche Abläufe entlang der Good Agricultural and Collection Practice (GACP) dokumentieren und bewerten – etwa:

• Hygieneschritte im Growbereich,
• Kontrollen von Luftwerten, Temperatur, Schädlingsmonitoring,
• Schulungen & Arbeitsanweisungen der Mitglieder,
• Trennung von Erntechargen inkl. Protokollierung der Aufbereitung.

All das lässt sich technisch dokumentieren und prozessual validieren – mit Freigabemechanismen, Eskalationsstufen und automatischer Wiederholung.

GxP-ready durch modulare Validierung

Die Validierungslogik im 420+ Portal orientiert sich an etablierten Standards aus GMP/GACP-Umgebungen:

• Kein Prozess wird automatisiert, bevor er validiert ist
• Jede Änderung löst einen neuen Validierungszyklus aus
• Jede Freigabe wird revisionssicher protokolliert – mit Zeitstempel, ID und Rolle

So wird aus einem digitalen Aufgabenplan ein strukturiertes Kontrollsystem, das sowohl im sozialen Clubbetrieb als auch in zukünftigen Modellprojekten oder Pilotanlagen bestand hat.

Audit-sichere Skalierung

Das System ist darauf ausgelegt, mitzuwachsen:

• Neue Räume, SOPs oder Standorte lassen sich über Templates und modulare Wiederverwendung auf Knopfdruck einrichten
• Die bestehenden Validierungen bleiben dabei übertragbar, ohne dass Prozesse doppelt geprüft werden müssen
• Behörden erhalten auf Wunsch einen lesenden Zugang zum Compliance-Modul – mit vordefiniertem Rollen- und Sichtbarkeitskonzept

Mehr als nur rechtskonform

Das 420+ Compliance-Modul verwandelt gesetzliche Pflichten in operative Effizienz:

• Jede Handlung ist prüfbar,
• jeder Ablauf ist kontrollierbar,
• und jeder Fehler ist nachvollziehbar.

Damit wird aus einem Cannabis Social Club eine transparente Organisation, die regulatorisch nicht nur bestehen kann – sondern Maßstäbe setzt.