Innerhalb der 420+ Plattform ist das Aufgabenmodul der Ort, an dem alle operativen, rechtlichen und dokumentationspflichtigen Abläufe zusammenlaufen. Ob Anbau, Ausgabe, Verwaltung oder interne Qualitätssicherung im Cannabis Social Club: Jeder Schritt beginnt oder endet mit einer Aufgabe.

1. Vier zentrale Reiter – für klare Zuständigkeit:

Meine Aufgaben

Zeigt alle aktuell offenen, bearbeiteten oder erledigten Aufgaben, die dem eingeloggten Mitglied direkt zugewiesen wurden – inklusive Frist, Raum und Modulbezug.

Räume & Arbeitsgruppen

Ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben an konkrete Standorte oder Räume (z. B. „Growraum 2“, „Ausgabezone“, „Besprechungslounge“) sowie an Funktionsgruppen wie „Vorstand“, „Qualitätsmanagement“ oder „Homegrow-Gruppe“.

Globale Aufgaben

Für übergeordnete To-dos, die standort- oder rollenübergreifend relevant sind – etwa Compliance-Fristen, Protokollpflichten oder Vorstandsbeschlüsse. Diese Aufgaben sind für berechtigte Rollen clubweit sichtbar.

Bearbeitete Aufgaben

Ein vollständiges, filterbares Archiv erledigter Aufgaben – inkl. Zeitstempel, Bearbeiter:in, Raumbezug und verlinkten Anhängen. Wichtig für Rechenschaftspflichten, Vorstandssitzungen oder bei Rückfragen von Behörden.

Aufgabenstatus – so spricht das System:

Jede Aufgabe durchläuft realistische Zustände, wie sie auch im Portal verwendet werden:

  • Unbearbeitet (neu oder zugewiesen, noch offen)
  • Bearbeitet (in Arbeit, teils dokumentiert)
  • Abgeschlossen (vollständig erledigt und ggf. bestätigt)

Diese Status sind klar farblich markiert und bilden die Grundlage für Filter, Listenansichten und Eskalationen.

Aufgaben mit Kontext – mehr als Zettelwirtschaft:

Jede Aufgabe kann…

  • …einen Raumbezug haben („Growraum 1“, „Trinco“),
  • …ein Modul betreffen (z. B. Finanzen, Mitgliederverwaltung, Abgabe),
  • …durch Fristen und automatische Erinnerungen ergänzt sein,
  • …sowie direkt mit Dateien, Kommentaren und QR-basierten Checklisten verknüpft werden.

2. Aufgabenerstellung & Statusverlauf

Schnell erstellt, eindeutig zugewiesen – und revisionssicher dokumentiert

In der Cannabis Social Club Software lassen sich Aufgaben direkt im System anlegen – entweder zentral durch den Vorstand oder dezentral durch berechtigte Rollen (z. B. Growmanager:in, Schatzmeister:in, Homegrow-Beauftragte:r). Der Erstellungsprozess ist bewusst schlank gehalten – gleichzeitig aber lückenlos dokumentiert und systemisch verknüpft.

Aufgabenanlage – Schritt für Schritt

Titel & Beschreibung

Jede Aufgabe erhält einen klaren Titel und ein Freitextfeld zur Beschreibung. Hier kann der Hintergrund erläutert werden – etwa „Abholschein erstellen“, „HACCP-Protokoll ergänzen“ oder „Finanzabgleich prüfen“.

Zuständigkeit

Die Aufgabe wird entweder einem Mitglied, einer Rolle (z. B. „Vorstand“) oder einer Funktionseinheit (z. B. „Growraum 1“) zugewiesen. Das System zeigt nur berechtigte Optionen – basierend auf Standort und Rollenlogik.

Frist & Termin

Aufgaben können mit Fälligkeitsdatum versehen werden. Bei Fristüberschreitung wird automatisch eine Erinnerung generiert – optional auch eine Eskalation an den Vorstand.

Statuslogik

Jede Aufgabe beginnt mit dem Status „Unbearbeitet“, kann dann auf „Bearbeitet“ und abschließend auf „Abgeschlossen“ gesetzt werden. Jede Änderung ist revisionssicher dokumentiert – mit Zeitstempel und Nutzer-ID.

Rechte und Pflichten – klar geregelt:

  • Nur berechtigte Rollen können Aufgaben anlegen, zuweisen oder abschließen.
  • Aufgaben sind jeweils im Mitgliederprofil sichtbar – inklusive Raumbezug und Dokumentenverknüpfung.
  • Kommentare, Dateien und Statuswechsel sind für Prüfinstanzen jederzeit abrufbar – unabhängig vom Mitgliederstatus (z. B. auch nach Austritt).

Beispiel aus der Praxis:

Ein Mitglied wird neu aufgenommen → das System generiert automatisch eine Aufgabe für die Validierung → zuständig ist der Vorstand → nach Upload des Zahlungsnachweises und Setzen des Status „abgeschlossen“ wird automatisch der Abgabestatus für das Cannabis als Rauschmittel freigegeben.

3. Modulverknüpfung & Automatisierungspotenzial

Aus einzelnen Aufgaben wird ein valider Workflow

Das Aufgabenmodul im 420+ Portal ist kein isoliertes Tool, sondern tief in die übrige Systemarchitektur integriert. Dadurch entstehen automatisierte, nachvollziehbare Abläufe – vom Mitgliedsantrag bis zur Ausgabe – immer verbunden mit klarer Verantwortlichkeit und revisionssicherer Dokumentation.

Nahtlose Verknüpfung mit Kernmodulen

Mitgliederprofil

Offene und erledigte Aufgaben sind direkt im Profil sichtbar – z. B. „Validierung ausstehend“, „Beitrag prüfen“ oder „Aufklärungsgespräch dokumentieren“. Aufgaben lassen sich direkt aus dem Profil anlegen, ohne Systembruch.

Rollen- & Rechteverwaltung

Nur berechtigte Rollen können Aufgaben sehen, bearbeiten oder zuweisen. Beispiel: Nur Growmanager:innen sehen Aufgaben zum Feuchtigkeitsmonitoring im Growraum; nur Schatzmeister:innen können Aufgaben mit Zahlungsbezug bearbeiten.

Dokumentenmanagement (DMS)

Aufgaben sind mit konkreten Dateien oder Dokumenten verknüpfbar – etwa HACCP-Protokolle, Abgabebücher, Schulungsnachweise oder Laboranalysen. Alle Uploads werden versioniert, zeitgestempelt und im Audit-Trail gesichert.

Ausgabe- & Chargenmodul

Aufgaben wie „Chargenfreigabe prüfen“ oder „Übergabe dokumentieren“ sind direkt mit der Abgabeeinheit verknüpft. So entsteht ein kontrollierbarer Übergang zwischen Prüfung und tatsächlicher Abgabe – dokumentiert und validierbar.

Wiederkehrende Aufgaben als Templates

Pflichten wie „Hygienekontrolle“, „Sortenwechsel vorbereiten“ oder „Raumreinigung dokumentieren“ lassen sich als automatisierte Aufgaben hinterlegen – mit turnusmäßiger Auslösung (z. B. wöchentlich, monatlich, zyklisch).

Systemgesteuerte Erinnerungen & Farbmarker

Offene oder überfällige Aufgaben werden visuell hervorgehoben. Erinnerungen werden per Systemhinweis an zuständige Rollen ausgespielt – inklusive Link zur Aufgabe.

Automatisierte Generierung durch Trigger

Beispiel: Ein neues Mitglied wird aufgenommen → automatisch wird eine Aufgabe „ID-Prüfung“ erstellt. Oder: Ein Growraum wechselt den Status auf „aktiv“ → automatische Aufgabe „Erstcheck HACCP“ wird ausgelöst.

4. Aufgabenübersicht & Filterlogik

Schneller Überblick, klare Zuständigkeit – auch bei komplexen Clubstrukturen

Je größer der Club, desto wichtiger wird eine intelligente Aufgabenorganisation. Das 420+ Portal bietet dafür eine mehrdimensionale Übersicht und präzise Filterfunktionen, mit denen sich Aufgaben nach Relevanz, Raum, Rolle oder Bearbeitungsstatus sortieren lassen – individuell und dynamisch.

Intuitive Aufgabenansicht mit Tabs

Unbearbeitet

Alle neu zugewiesenen Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden – farblich markiert, mit Fristangabe und Zuständigkeit.

Bearbeitet (in Arbeit)

Aufgaben, die aktuell bearbeitet werden oder deren Status aktiv aktualisiert wurde – z. B. durch einen Kommentar oder Datei-Upload.

Abgeschlossen

Fertiggestellte Aufgaben, automatisch archiviert mit Zeitstempel, Statusverlauf und Bearbeiter:in.

Globale Aufgaben

Aufgaben, die standort- oder raumübergreifend gelten – etwa Compliance-Prüfungen, Vorstandsbeschlüsse oder gesetzliche Fristen.

Räume & Gruppen

Aufgaben können spezifischen Räumen oder Arbeitsgruppen zugewiesen werden (z. B. „Growraum 1“, „Trinco“, „Sicherheitsteam“).

Filter- & Suchfunktionen

Statusfilter

Ein Klick zeigt alle offenen, laufenden oder abgeschlossenen Aufgaben – sortiert nach Fälligkeit oder Wichtigkeit.

Raum- & Standortfilter

Ideal für Multi-Standort-Clubs oder modulare Raumstrukturen: Nur Aufgaben anzeigen, die im eigenen Verantwortungsbereich liegen.

Rollenspezifische Filter

Growmanager:innen, Vorstand, Schatzmeister:in – alle sehen nur, was für sie relevant ist.

Volltextsuche & Tagging

Schnelles Auffinden von Aufgaben über Stichworte wie „Reinigung“, „Finanzprüfung“ oder „HACCP“.

Ziel: Überblick statt To-do-Chaos

  • Wer ist wofür zuständig?
  • Was ist überfällig?
  • Welche Räume haben offene Aufgaben?

Diese Fragen lassen sich mit einem Blick beantworten – dank smarter Oberfläche, rollenbasierter Sichtbarkeit und dynamischer Sortierung.

5. Dokumentation & Nachvollziehbarkeit (Audit-Trail)

Rechtssicher, fälschungssicher, überprüfbar – wie es ein regulierter Clubbetrieb verlangt

Im regulierten Umfeld von Cannabis Social Clubs ist es nicht ausreichend, Aufgaben einfach nur zu erledigen. Jeder Schritt – von der Zuweisung bis zur Erledigung – muss dokumentiert, prüfbar und im Zweifel nachvollziehbar sein. Das Aufgabenmodul erfüllt diese Anforderungen mit einem manipulationssicheren Audit-Trail – und kombiniert Datenschutz mit lückenloser Prozesskontrolle.

Fälschungssichere Aufgabenhistorie

Automatisches Protokollieren

Jede Änderung an einer Aufgabe – Statuswechsel, Kommentar, Datei-Upload, Friständerung – wird automatisch erfasst und mit Zeitstempel sowie Benutzerkennung gespeichert.

Versionierung

Frühere Bearbeitungsstände bleiben erhalten und können bei Bedarf wiederhergestellt oder exportiert werden.

Bearbeiter:in & Rolle

Alle Aktionen werden nicht nur der Person, sondern auch der Rolle zugeordnet – z. B. Growmanager:in, Vorstand oder Trinco-Team.

Pseudonymisierung

Personenbezogene Bearbeitungshistorien können auf Wunsch anonymisiert angezeigt werden (z. B. ID statt Klarnamen).

Zugriffssteuerung

Nur berechtigte Nutzer:innen dürfen sensible Aufgaben einsehen – z. B. solche mit medizinischem oder sicherheitsrelevantem Bezug.

Unveränderbarkeit durch Blockchain

Die finale Erledigung einer Aufgabe wird immer auf der Cannabis Blockchain gesichert – inklusive Zeitstempel und Hashwert für externe Nachweise.

Digitaler Nachweis bei Kontrollen

Alle Bearbeitungsschritte lassen sich im Rahmen von Prüfungen durch Behörden, Gesundheitsämter oder Steuerberater strukturiert exportieren.

Audit-Reports auf Knopfdruck

Welche Aufgaben wurden fristgerecht abgeschlossen? Welche Räume haben regelmäßige Dokumentation? Der Audit-Trail liefert die Grundlage für Compliance- und Qualitätssicherung – ohne manuelle Nacharbeit.

6. Schnittstellen & Automatisierung

Aus To-dos werden validierte Workflows – quer durch alle Module

Das Aufgabenmodul im 420+ Portal steht nicht isoliert. Es ist vollständig in die übrige Systemarchitektur integriert und bildet so das Rückgrat für standardisierte, automatisierte und prüfbare Abläufe – von der Mitgliedsanlage bis zur Ausgabe.

Verknüpfung mit anderen Modulen

Eskalation & Benachrichtigung:

Fristüberwachung

Überschreitet eine Aufgabe ihre Frist, wird automatisch eine Benachrichtigung versendet – optional auch an Vorgesetzte oder Verantwortliche im Raum.

Kritische Aufgaben

Aufgaben mit Compliance-Relevanz (z. B. „HACCP-Check fehlt“) können mit einer Eskalationslogik versehen werden – inklusive Protokollierung im Audit-Trail.