Die 420+ Plattform bildet die Finanzen des Vereins digital ab – sie ersetzt jedoch nicht das reale Vereinskonto. Ziel ist es, durch klare Dokumentation und Nachvollziehbarkeit jederzeit Transparenz über Einnahmen, Ausgaben und den Grammpreis zu schaffen.
Monatsbeiträge der Mitglieder
In unserer Lösung erstellt ihr für jedes Mitglied die monatliche Aufgabe, den fälligen Beitrag zu überweisen. Nach der Überweisung wird der Beleg – etwa als Screenshot oder PDF – direkt von dem jeweiligen Mitglied im Dokumentenmanagement-System (DMS) hochgeladen. Damit ist jeder Beitrag transparent und nachweisbar dokumentiert.
Belegmanagement
Alle Belege werden im DMS eindeutig einem Mitglied, einem Monat und einem Betrag zugeordnet. Neben Überweisungsbelegen gehören auch Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge des Vereins dazu. So entsteht eine lückenlose Nachweiskette, die auch einer Prüfung durch Finanzamt oder Behörden standhält.
Kassenstand
Einnahmen und Ausgaben im Cannabis Social Club werden als digitale Spiegelbuchungen erfasst. Wichtig ist: Der digitale Kassenstand darf technisch nicht ins Minus gebucht werden. Bis zum Eingang der ersten Mitgliedsbeiträge muss der Schatzmeister die Werte daher manuell pflegen. Sobald Einnahmen vorhanden sind, kann der digitale Kassenstand fortlaufend den tatsächlichen Kontostand widerspiegeln.
Prüfung durch den Schatzmeister
Der Schatzmeister gleicht den digitalen Kassenstand regelmäßig – bei jeder Abgabe oder mindestens einmal im Monat – mit dem realen Vereinskonto ab.
Dabei prüft er:
• Liegen für alle Einnahmen Belege vor?
• Stimmen die Beträge mit dem Kontoauszug überein?
• Wurde jede Ausgabe korrekt dokumentiert und hochgeladen?
Grammpreis-Kalkulation
Durch die vollständige Dokumentation sämtlicher Kosten – von Miete über Strom bis zu Verbrauchsmaterial – lässt sich in 420+ der aktuelle Grammpreis berechnen. So sehen die Mitglieder jederzeit, wie sich ihre Beiträge und die Produktionskosten entwickeln.
Best Practices
• Klare Verantwortlichkeiten: Der Schatzmeister prüft, der Vorstand erhält Einblick.
• Einfachheit: Kein externer Zahlungsdienstleister notwendig – klassische Überweisung mit digitalem Nachweis genügt.
Initialkosten-Saldo – echte Ausgaben sichtbar machen
Der Initialkosten-Saldo zeigt, welche Ausgaben der Verein bereits in der Startphase tätigen musste – unabhängig davon, ob schon Mitgliedsbeiträge eingegangen sind. So lassen sich die tatsächlichen Gründungskosten transparent abbilden, ohne dass das reale Vereinskonto jemals ins Minus läuft.
Gerade in den ersten Monaten entstehen erhebliche Aufwendungen für Miete, Anbau-Equipment, Einrichtung oder Strom. Diese können sich leicht auf 25.000 € oder mehr summieren und verteilen sich oft über mehrere Monate. Zusätzlich fallen ab Beginn fortlaufend Fixkosten an, die sich mit den Mitgliedsbeiträgen erst nach und nach decken.
Beispiel (realistisch mit laufenden Kosten):
-
Monat 1: Einmalige Anschaffungen (Equipment, Umbau) 10.000 € →
-
Realkassenstand: 0 €
-
Initialkosten-Saldo: –10.000 €
-
-
Monat 2: Weitere Anschaffungen + laufende Fixkosten 15.000 € →
-
Realkassenstand: 0 €
-
Initialkosten-Saldo: –25.000 €
-
-
Monat 3: 100 Mitglieder zahlen je 100 € → Einnahmen 10.000 €, Fixkosten 5.000 € →
-
Realkassenstand: +5.000 €
-
Initialkosten-Saldo: –20.000 €
-
-
Monat 4: Einnahmen erneut 10.000 €, Fixkosten 5.000 € →
-
Realkassenstand: +10.000 €
-
Initialkosten-Saldo: –15.000 €
-
-
Monat 5: Einnahmen 10.000 €, Fixkosten 5.000 € →
-
Realkassenstand: +15.000 €
-
Initialkosten-Saldo: –10.000 €
-
-
Monat 6: Einnahmen 10.000 €, Fixkosten 5.000 € →
-
Realkassenstand: +20.000 €
-
Initialkosten-Saldo: –5.000 €
-
-
Monat 7: Einnahmen 10.000 €, Fixkosten 5.000 € →
-
Realkassenstand: +25.000 €
-
Initialkosten-Saldo: 0 €
-
Ergebnis: Erst nach rund 7 Monaten sind die kompletten Startkosten gedeckt. Von da an läuft der Verein auf realer Basis „grün“.
Mehrwert:
-
Mitglieder sehen jederzeit, wie hoch die echten Gründungskosten waren.
-
Transparenz: Auch wenn das Bankkonto nie ins Minus rutscht, ist klar erkennbar, wie lange es dauert, bis die Anfangsausgaben vollständig ausgeglichen sind.
-
Der Grammpreis für das Cannabis kann realistisch kalkuliert werden, da die Startlasten sichtbar im System mitgeführt werden.
