Die Anbauvereinigung führt die gesetzlich bestimmten Angaben fortlaufend, damit Cannabis und Vermehrungsmaterial rückverfolgbar bleiben. Dazu gehören Herkunft, Mengen, Weitergaben und bestimmte Transporte. Der Vorstand organisiert die Aufbewahrung und behördliche Übermittlung; die beteiligten Mitglieder halten die tatsächlichen Vorgänge in ihrem Arbeitsbereich fest (§ 26 Abs. 1–2 KCanG).[1]
Die gesetzlichen Angaben folgen dem Weg des Materials
| Bereich | Erforderliche Angaben |
|---|---|
| Herkunft | Name, Vorname und Anschrift natürlicher Bezugsgeber von Vermehrungsmaterial; bei Vereinigungen oder juristischen Personen Name und Sitz (§ 26 Abs. 1 Nr. 1 KCanG).[1] |
| Bestand und Anbau | Cannabisbestand in Gramm, Vermehrungsmaterial in Stück sowie angebautes Cannabis in Gramm (§ 26 Abs. 1 Nr. 2–3 KCanG).[1] |
| Vernichtung | Vernichtetes Cannabis in Gramm und Vermehrungsmaterial in Stück (§ 26 Abs. 1 Nr. 4 KCanG).[1] |
| Cannabis an Mitglieder | Name, Vorname, Geburtsjahr; Menge in Gramm, durchschnittlicher THC-Gehalt und Datum (§ 26 Abs. 1 Nr. 5 KCanG).[1] |
| Vermehrungsmaterial an Mitglieder | Name, Vorname, Geburtsjahr, Stückzahl und Datum (§ 26 Abs. 1 Nr. 6 KCanG).[1] |
| Transport nach § 22 Abs. 3 | Menge in Gramm und Sorte, Name und Vorname des durchführenden oder begleitenden Mitglieds, Datum sowie Start- und Zieladresse (§ 26 Abs. 1 Nr. 7 KCanG).[1] |
Bei der Weitergabe von Vermehrungsmaterial an die in § 20 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 genannten Nichtmitglieder werden abweichend nur Stückzahl und Datum dokumentiert. Halten Sie deshalb den jeweiligen Empfängerkreis bei der Bearbeitung auseinander. Die Ausnahme bezieht sich auf die dort genannte Aufzeichnung, nicht auf die erforderliche Ausweiskontrolle bei der Weitergabe (§ 26 Abs. 1; § 20 Abs. 2 KCanG).[1]
Im Anbau werden Herkunft und Erntemengen miteinander verknüpft.
Verschiedene Unterlagen haben verschiedene Aufbewahrungsfristen
Die Aufzeichnungen der Angaben nach § 26 Abs. 1 sind fünf Jahre aufzubewahren und auf Verlangen elektronisch an die zuständige Behörde zu übermitteln. Die Selbstauskunft vor der Mitgliederaufnahme, keiner weiteren Anbauvereinigung anzugehören, wird dagegen drei Jahre aufbewahrt. Ordnen Sie die Fristen den jeweiligen Unterlagen zu (§ 26 Abs. 2; § 16 Abs. 3 KCanG).[1]
| Unterlage oder Meldung | Vorgabe |
|---|---|
| Angaben nach § 26 Abs. 1 | Fünf Jahre aufbewahren, auf Verlangen elektronisch übermitteln (§ 26 Abs. 2 KCanG).[1] |
| Selbstauskunft zur Mitgliedschaft | Drei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 3 KCanG).[1] |
| Evaluation | Vorjahresangaben nach Absatz 1 jährlich bis 31. Januar anonymisiert elektronisch übermitteln (§ 26 Abs. 2 KCanG).[1] |
| Jahresmengen | Jährlich bis 31. Januar elektronisch, gegliedert nach Sorte und durchschnittlichem THC-/CBD-Gehalt (§ 26 Abs. 3 KCanG).[1] |
Die Mitgliederverwaltung benötigt die Selbstauskunft und Aufnahmeunterlagen, die Mengenführung die tatsächlichen Materialvorgänge. Ordnen Sie diese Unterlagen getrennt zu; eine Jahresmeldung beendet ihre jeweilige Aufbewahrungspflicht nicht (§ 26 Abs. 2; § 16 Abs. 3 KCanG).[1]
Wer einen Vorgang bearbeitet, hält die tatsächlichen Angaben fest
1. Zuständigkeiten an den tatsächlichen Arbeiten ausrichten
Ordnen Sie Anbau-, Ausgabe-, Vernichtungs- und Transporteinträge den ausführenden Personen zu. An den Übergabepunkten wird geprüft, ob der tatsächliche Vorgang in der Mengenführung angekommen ist.
Die Angaben werden fortlaufend zum tatsächlichen Vorgang geführt. Dafür sind insbesondere Datum, richtige Materialmenge und eindeutige Zuordnung zum Empfänger beziehungsweise Bezugsgeber maßgeblich (§ 26 Abs. 1 KCanG).[1]
2. Herkunft und Mengen mit dem Material verbinden
Bei erhaltenem Vermehrungsmaterial werden die gesetzlich genannten Angaben zum Bezugsgeber erfasst. Im Anbau werden die Grammangaben, im Bestand auch die Stückzahlen des Vermehrungsmaterials zusammengeführt. Ordnen Sie Mengen und Unterlagen so zu, dass ein Wechsel zwischen Anbau, Trocknung und Lagerung verständlich bleibt (§ 26 Abs. 1 Nr. 1–3 KCanG).[1]
Kennzeichnen Sie, ob eine Menge frisches oder getrocknetes Material betrifft. Eine Korrektur bleibt mit ursprünglichem Eintrag, Anlass und tatsächlich belegtem Wert verbunden.
3. Die Weitergabe vollständig zuordnen
Bei Cannabisweitergaben an Mitglieder werden Name, Vorname, Geburtsjahr, Menge, durchschnittlicher THC-Gehalt und Datum erfasst. Eine Zahlung oder eine allgemeine Mitgliedernotiz ersetzt diese Angaben nicht. Stimmen Sie die Aufzeichnung mit der tatsächlichen Weitergabe ab (§ 26 Abs. 1 Nr. 5 KCanG).[1]
Für den Informationszettel gelten zusätzlich die Angaben nach § 21: unter anderem Erntedatum, Mindesthaltbarkeit, Sorte sowie durchschnittlicher THC- und CBD-Gehalt. Diese Informationen gehören zur Übergabe; der gesetzliche Weitergabedatensatz und der Informationszettel erfüllen unterschiedliche Aufgaben (§ 21 Abs. 2 KCanG).[1]
4. Vernichtung und Transporte einbeziehen
Nehmen Sie die vernichteten Gramm- und Stückmengen in die fortlaufenden Aufzeichnungen auf. Halten Sie für die interne Zuordnung Material, Anlass und Durchführung zusammen. So kann die Person, die den Bestand führt, die tatsächliche Vernichtung nachvollziehen (§ 26 Abs. 1 Nr. 4 KCanG).[1]
Bei den gesetzlich erfassten Cannabis-Transporten kommen die besonderen Angaben zu Menge, Sorte, Mitglied, Datum, Start und Ziel hinzu. Stimmen Sie die Mengenführung mit den tatsächlich mitgeführten Transportunterlagen ab. Die Transportbescheinigung unterliegt eigenen gesetzlichen Mindestangaben (§ 26 Abs. 1 Nr. 7; § 22 Abs. 4 KCanG).[1]
5. Aufbewahrung und Jahreszusammenstellung organisieren
Für die Jahresmeldung werden die Angaben jährlich aufbereitet und an die zuständige Behörde übermittelt.
Bei einem Vorstandswechsel werden Ablageorte, erfasste Kalenderjahre und offene Rückfragen gemeinsam durchgegangen.
Behördenfragen und besondere Ereignisse werden unmittelbar bearbeitet
Die Vereinigung, ihre vertretungsberechtigten Personen, Beschäftigten und Mitglieder müssen die Behörde im gesetzlichen Rahmen unterstützen und erforderliche Auskünfte auf Verlangen erteilen. Für Fragen mit möglicher straf- oder ordnungswidrigkeitenrechtlicher Selbstbelastung sieht das Gesetz ein Auskunftsverweigerungsrecht vor. Klären Sie im Club, wer Behördenanfragen entgegennimmt und die benötigten Unterlagen zusammenführt (§ 29 Abs. 1–2 KCanG).[1]
Bei einem Gesundheitsrisiko, das über die typischen Gefahren des Konsums hinausgeht, greifen zusätzlich die Sofortmaßnahmen der Qualitätssicherung (§ 26 Abs. 4 KCanG).
Besteht der Verdacht, dass Material abhandengekommen ist oder unerlaubt weitergegeben wurde, informiert die Vereinigung unverzüglich die Behörde und überprüft ihre Sicherung.
Nordrhein-Westfalen verlangt einen konkreten Dokumentationsweg
Der Arnsberger Leitfaden aus Nordrhein-Westfalen fragt nach Vorgängen, erfassten Angaben, Eintragszeitpunkten und Aufbewahrung. Ordnen Sie jedem Arbeitsschritt die tatsächlich erstellte Aufzeichnung zu. [2]
Häufige Fragen zur Dokumentation
Wird bei Cannabisweitergaben das volle Geburtsdatum aufgezeichnet?
§ 26 Abs. 1 Nr. 5 nennt das Geburtsjahr. Die Alterskontrolle bei jeder Weitergabe anhand von Mitgliedsausweis und amtlichem Lichtbildausweis ist eine eigene Pflicht (§ 26 Abs. 1 Nr. 5; § 19 Abs. 2 KCanG).[1]
Gilt die Fünfjahresfrist für sämtliche Mitgliedsunterlagen?
Sie gilt für die Angaben nach § 26 Abs. 1. Für die Versicherung zur fehlenden weiteren Mitgliedschaft nennt § 16 Abs. 3 drei Jahre (§ 26 Abs. 2; § 16 Abs. 3 KCanG).[1]
Entfällt die Aufbewahrung nach der Jahresmeldung?
Nein. Die gesetzliche Aufbewahrung und elektronische Vorlage auf Verlangen bestehen neben den jährlichen Meldungen (§ 26 Abs. 2–3 KCanG).[1]
Reicht ein Jahresgesamtwert für die laufende Dokumentation?
Die Angaben nach § 26 Abs. 1 werden fortlaufend dokumentiert. Die Zusammenstellung für die Jahresmeldung baut darauf auf (§ 26 Abs. 1, 3 KCanG).[1]
Quellen und Redaktionsstand
- [1] · GesetzKonsumcannabisgesetz (KCanG)Geltender Text; §§ 16, 19, 20, 21, 22, 26, 29. Abruf 30.10.2026.Gesetzestext ↗↑ zum Text
- [2] · LeitfadenLeitfaden für die Erstellung eines Gesundheits- und JugendschutzkonzeptesFundstellen: 4–5 und 12–13, PDF-S. 4–6 und 10. Abruf 30.10.2026.Original bei der Behörde ↗↑ zum Text
Quellen- und Redaktionsstand: 30.10.2026.